O que faz um arquivista? Quais são as suas funções?

Você já ouviu falar na profissão de arquivista?

Bom, mas pelo menos já ouviu falar em arquivos, não? Pois é, sabia que existe uma área de estudo dedicada somente para arquivos? Sim, se trata da Arquivologia. Esta área de conhecimento é um dos três pilares da Ciência da Informação que engloba, além da referida anteriormente, as áreas de Biblioteconomia (que estuda as Bibliotecas) e Museologia (especializada em Museus).

“Mas qual é a diferença? Eu achava que era tudo a mesma coisa…”

Bom, o que difere estas áreas pode parecer confuso, mas este esclarecimento é bem simples. As três áreas lidam com documentos, porém o caráter e apresentação de seus documentos é muito diferente. Usando uma linguagem mais direta, os bibliotecários (Biblioteconomia) e museólogos (Museologia) cuidam de documentos que assumem caráter cultural e educativo, enquanto os arquivistas lidam com documentos de caráter administrativo (a parte burocrática) para uma organização ou empresa.

Arquivos são órgãos que produzem naturalmente seus documentos, de acordo com suas atividades e funções. O acervo no qual o arquivista trabalha também diz respeito às questões legais de uma instituição. Portanto, é necessário sempre manter o arquivo de uma empresa bem organizado, pois um documento perdido pode ocasionar um grande prejuízo financeiro para uma instituição, ou mesmo pessoa… experimenta perder o seu RG e não fazer um boletim de ocorrência (outro tipo de documento, que usamos para declarar a perda ou roubo de nossos bens) pra você ver… rsrsrs sim, nós também produzimos e temos nosso arquivo pessoal!

Não existe “Arquivo Morto”

Sinto muito em partir alguns corações, mas dentro da Arquivologia o termo “Arquivo morto” não existe (muita gente da área se ofende ao ouvir, inclusive! Haha). O termo (geralmente usado para denominar aquele cômodo ou sala cheia de papel inutilizado em uma repartição institucional) não é adequado pois, uma vez que o arquivo usa somente documentos necessários para a administração de uma empresa (pública ou privada), não faz sentido manter documentos que não exercem mais nenhuma função dentro do acervo.

E como se sabe que um documento não é mais necessário num arquivo? Por meio da Tabela de Temporalidade. Esta é um dos instrumentos que ajudam a definir prazos de vigência de um documento dentro de uma empresa. Quando este tempo é atingido, o documento pode ser eliminado. Ainda há casos nos quais um documento pode apresentar uma valor secundário, após o cumprimento de suas funções administrativas: O valor cultural. Este valor se dá quando o documento representa parte da história de uma instituição. Neste caso, o documento passa a integrar outra parte do arquivo, o Arquivo Permanente.

Em resumo, o arquivista é um profissional que organiza o acervo administrativo de uma instituição pública ou privada, estabelecendo a ordem lógica (políticas, normas de organização) e física (tipos de armários, caixas, pastas)dos documentos. Com a teoria adquirida nas aulas do curso de Arquivologia e prática realizada em estágios, o recém-formado nesta área poderá aplicar seu conhecimento em uma empresa, de forma a agilizar e tornar mais eficiente o acesso à documentação na rotina administrativa.

E aí, gostou? Já conheceu alguém que cursou Arquivologia? Conte pra gente! 🙂